Facturen

Bent u leverancier van gemeente Echt-Susteren en wilt u ons een factuur sturen? Maak dan als het kan gebruik van e-facturering. Dat is sneller, veiliger en efficiënt.

Wat is een e-factuur en waarom overgaan op e-factureren?

Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd, digitaal bestand/bericht in XML-formaat (dus geen PDF) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand/bericht staan met hun eigen betekenis. Hierdoor kan een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch, via een digitaal netwerk, worden aangeboden en verwerkt in het andere systeem.

De Europese Commissie heeft inmiddels aan alle lokale overheden opgelegd dat inkoopfacturen elektronisch ontvangen en verwerkt moeten kunnen worden. De gemeente Echt-Susteren wil haar leveranciers stimuleren om over te gaan op e–factureren vanwege de voordelen die het biedt voor zowel de gemeente Echt-Susteren als voor u als leverancier:

  • papierloos
  • snellere verwerkingstijd
  • minder foutgevoelig
  • veilig
  • eenvoudiger

Gemeente Echt-Susteren is, net als Maasgouw, Roerdalen en het Servicecentrum MER, aangesloten op het digitale Europese Peppol netwerk. Hierdoor kan ze facturen elektronisch ontvangen en verwerken.

Wat moet u doen als u gemeente Echt-Susteren een e-factuur wilt sturen?

Belangrijk is dat u zorgt voor een aansluiting op het Peppol-netwerk dat via serviceprovider E-Connect een beveiligde factuurstroom mogelijk maakt. De e-facturen mogen uitsluitend via deze weg verzonden te worden. Meer informatie vindt u via Econnect.

In het Peppol netwerk vindt u de gemeente Echt-Susteren via:

  • Overheidsidentificatienummer (OIN) 00000001001906483000
  • BTW-nummer NL001906483B01
  • KvK-nummer 51651866

Veel boekhoudpakketten kunnen al een e-factuur sturen. Kijk eens wat er in uw systeem mogelijk is en vraag uw softwareleverancier om informatie. Vaak kunt u al meteen starten met het inrichten voor het versturen van een e-factuur.

Hoe wordt een e-factuur verwerkt?

Bij een e-factuur verloopt het proces van genereren, verzenden, overdragen, ontvangen en verwerken geheel automatisch:

  • U als leverancier verstuurt een e-factuur, hierdoor komt er geen papierstroom op gang.
  • De e-factuur wordt door een door u vertrouwde partij bij een door ons vertrouwde ontvangende partij bezorgd, dit verloopt over een beveiligde verbinding.
  • Onze ontvangende partij levert de e-factuur bij ons af en door de geldende stelselafspraken waarmee uw bericht is verstuurd, zijn er in ons financiële systeem geen extra handelingen nodig voor het inbrengen van de factuur. Hierdoor wordt het proces eenvoudiger en daardoor minder foutgevoelig.
  • De e-factuur wordt zodoende rechtstreeks ontvangen, in het systeem verwerkt en daarmee afgehandeld. De verwerking verloopt hierdoor sneller.

Is e-factureren verplicht?

Nee. Op dit moment is dit nog niet verplicht. De gemeente Echt-Susteren wil het gebruik van e-facturen stimuleren, vanwege de eerder genoemde voordelen. 

Wat als u als leverancier nog geen e-factuur kunt verzenden?

Kunt u geen e-factuur verzenden? Mail de factuur dan als één pdf-bestand, waar ook de eventuele bijlagen in staan. Ons e-mailadres is: [email protected]. Facturen voor Servicecentrum MER stuurt u naar: [email protected].
Let er op dat het pdf-bestand geen wachtwoord-, print- of kopieerbeveiliging heeft. Voorkom het dubbel aanleveren van een factuur en kies één vaste aanlevermethode (e-facturering of pdf via e-mail). Het gebruik van fysieke facturen via de post heeft niet meer de voorkeur.

Inkoopvoorwaarden

We maken gebruik van inkoopvoorwaarden. Lees hier meer over op onze pagina over inkoopbeleid.

Meer informatie

Wilt u meer weten over e-factureren? Kijk dan op de website van digitale overheid.nl, het Ondernemersplein of de website van de Peppol autoriteit.

Vragen

Heeft u technische vragen over e-factureren? Neem dan contact op met uw softwareleverancier. Servicecentrum MER voert de financiële taken voor onze gemeente uit. Lees meer over dit samenwerkingsverband op onze pagina over het Servicecentrum MER. Heeft u nog vragen? Neem dan contact met ons op via telefoonnummer 0475 25 53 19. Of stuur een e-mail naar: [email protected].